Gründung einer Ferienhausagentur – Ratgeber

Die eigene Ferienhausagentur zu gründen, bedeutet den Schritt in die Selbständigkeit und in die Branche der Ferienhausvermietung zu gehen. Sie haben Fragen zur Finanzierung? Oder noch keinen Businessplan für Ihre Ferienhausagentur erstellt? Sie möchten erfahren, welche Schritte auf dem Weg in die Selbständigkeit wichtig sind und wo Sie sich am besten informieren? Wir zeigen Ihnen Schritt für Schritt, worauf Sie beim Aufbau einer Ferienhausagentur achten und welche Fehler Sie vermeiden sollten.

Grundvoraussetzungen für die Gründung einer Ferienhausagentur

4 Grundvoraussetzungen braucht es für ein gutes Gelingen:

Informationen zur Ferienhaus-Branche

Das Ferienhaus-Segment ist in den letzten Jahren zu einem wichtigen Wirtschaftsfaktor avanciert. Der Deutsche Ferienhausverband e. V. ist der größte Branchenverband Deutschlands, der für Sie stets aktuelle Informationen zur Branche bereithält.

Wenn Sie planen eine (regionale) Vermietungsagentur zu eröffnen, sollten Sie eine Mitgliedschaft im Deutschen Ferienhausverband in Erwägung ziehen. Für Start-Ups und Neugründer gibt es eine Fördermitgliedschaft ab 1.200 Euro pro Jahr, regionale Vermietungsagenturen können ab 500 Euro pro Jahr ordentliches Mitglied werden. 

Zudem sollten Sie mit den wichtigsten Gesetzen und Regulierungen im Ferienhaus-Markt vertraut sein. Auch hierzu finden Sie umfangreiche Informationen.

Tipp: Nutzen Sie die „Übersicht von rechtlichen Grundlagen bei der Vermietung von Ferienunterkünften“, die der Deutsche Tourismusverband für Sie hier zusammengefasst hat.

Der Gang in die Selbstständigkeit – erste Schritte

Am Anfang steht die Frage: Selbständigkeit: JA oder NEIN? Versuchen Sie, sich ein Bild über den Alltag einer Unternehmerin bzw. eines Unternehmers allgemein und in der Ferienhausbranche im Speziellen zu machen. Sie werden einen Großteil Ihrer Zeit mit der Verwaltung der Vermietung verbringen. Haben Sie Freude an der Selbständigkeit und möchten Sie die hohe Verantwortung tragen?

Im nächsten Schritt gilt es zu prüfen: Funktioniert Ihre Geschäftsidee? Stellen Sie fest, wer Ihre zukünftigen Kunden sein könnten. Beschreiben Sie Ihren Kundenkreis möglichst genau. Und: Was unterscheidet Ihr Angebot von dem Ihrer Wettbewerber?

#1 richtige Fragen stellen

Diese Fragen sollten Sie sich im Detail stellen, wenn Sie im Ferienhaus-Markt als Ferienhausagentur einsteigen möchten:

1. Wo sitzen Sie, wo sind die zu vermarktenden Einheiten?
2. Welche Mitbewerber gibt es?
3. Was werden Ihre Leistungen sein? Reine Gästevermittlung, Anreisebetreuung, Wohnungsübergabe, Ausstellung Kurkarten, Reinigung etc.
4. Wo liegt Ihr Alleinstellungsmerkmal (USP)?
5. Welche Ferienunterkünfte möchten Sie in Ihr Portfolio aufnehmen?
6. Wie möchten Sie Besitzer von Ferienwohnungen und -häusern akquirieren und zu Ihren Kunden machen?
7. Welche Software möchten Sie nutzen? (Channelmanager, digitale Gästemappe, Gästemanagement usw.)
8. Mit welchen Buchungsportalen/Anzeigenportalen möchten Sie zusammenarbeiten?
9. Was erwarten Ihre Vermieter/Eigentümer, welche Auslastungsgarantien werden Sie geben? Wie hoch wird Ihre Provision sein?

#2 Erfahrungswerte von anderen Ferienhausagenturen

Ganz wichtig: Greifen Sie auf Erfahrungswerte von anderen Ferienhausagenturen zurück. Fragen Sie bei Agenturen in anderen Regionen nach, lassen Sie sich von dem Alltag in einer Agentur erzählen. Fragen Sie nach möglichen Stolpersteinen zu Beginn.

Tipp: Stellen Sie anderen Ferienhausagenturen die folgende Frage: Was hätten Sie zu Beginn Ihrer Selbständigkeit/ Gründung gerne gewusst? Welche Fehler würden Sie heute nicht mehr machen?

#3 öffentliche Beratungsstellen aufsuchen

Besuchen Sie ein Gründungsseminar z.B. Ihrer ortsansässigen Industrie- und Handelskammer. Schreiben Sie auf, zu welchen Fragen Sie Beratung benötigen.

Nutzen Sie die Beratungsförderung Ihres Bundeslandes.

#4 Businessplan erstellen

Der nächste Schritt ist die Erstellung eines Businessplans für Ihre Ferienhausagentur. Schreiben Sie Ihren Businessplan unbedingt selbst. Nur auf diese Weise gewinnen Sie an Wissen und Sicherheit, um Ihr Unternehmen erfolgreich zu starten. Erläutern Sie Ihre Geschäftsidee bzw. Ihr Vorhaben so genau wie möglich. Was ist Ihr Produkt/ Ihre Leistung. Wer sind Ihre Kunden? Wie hoch ist ihr Preis? Wie viel Startkapital benötigen Sie und woher kommt es?

Tipp: Zur Erstellung Ihres  Businessplans gibt es das hervorragende Online-Tool „Businessplan“ der Gründerplattform, welches Sie nutzen können.

#5 Rechtsformen & Anmeldung der Ferienhausagentur

Ihre selbständige gewerbliche Tätigkeit müssen Sie beim Gewerbeamt anzeigen und Ihre Steuernummer beim Finanzamt beantragen. Zudem sollten Sie sich erkundigen, ob Sie besondere Voraussetzungen, Nachweise, behördliche Zulassungen oder Genehmigungen für Ihre Ferienhausagentur benötigen.

Innerhalb eines Monats nach Betriebseröffnung bzw. Aufnahme Ihrer Tätigkeit müssen Sie Ihrem Finanzamt den ausgefüllten „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ übermitteln. Zudem sollten Sie sich rechtzeitig um einen ausreichenden Versicherungsschutz kümmern.

Setzen Sie sich auch mit der Frage auseinander, welche Rechtsform die richtige für Ihre Unternehmensgründung ist. Sowohl die GmbH mit einem Stammkapital von 25.000 Euro als auch die UG (haftungsbeschränkt) sind Gesellschaften mit beschränkter Haftung. Bei der UG (haftungsbeschränkt) handelt es sich um ein Einstiegsmodell in die GmbH für Unternehmen, insbesondere Existenzgründungen, mit geringer Kapitalausstattung. Das Stammkapital der UG (haftungsbeschränkt) beträgt mindestens 1 Euro/je Gesellschafter. Auch hier bietet es sich an die ortsansässige Industrie und Handelskammer zu befragen.

5 häufige Fehler, die eine Ferienhausagentur Zeit und Rentabilität kosten

#1: Keine etablierten Prozesse

Sie sollten wiederkehrende Prozesse definieren und erstellen, die auf Autopilot im Hintergrund ausgeführt werden können. Von der Mieteinnahme über Wartungsanfragen bis hin zum Papierkram zum Ende des Mietverhältnisses ist alles effizienter und effektiver mit einem etablierten Prozess. Mit funktionierenden Systemen meistern Sie nicht nur alle organisatorischen Probleme, sondern können auch in neue Projekte investieren und Ihr Immobiliengeschäft skalieren. 

#2: Kein Netzwerk von Anbietern

Sie brauchen ein zuverlässiges Team von Anbietern hinter sich, die dort eingreifen können, wo Ihr Fachwissen aufhört. Wenn Sie auf Lieferanten warten, die ständig zu spät kommen oder in letzter Minute stornieren, verschwenden Sie wertvolle Zeit, die Sie woanders besser verbringen könnten.

Zumindest sollten Sie als Inhaber einer Ferienhausagentur Anlaufstellen für Folgendes haben:

• Sanitäre Probleme
• Rasenpflege
• Wartung und Reparatur von Geräten
• Elektrische Probleme
• Reinigungsdienste

Anstatt den günstigsten Serviceanbieter zu finden, suchen Sie nach Anbietern, mit denen Sie Beziehungen aufbauen und auf die Sie sich verlassen können. Im Laufe der Zeit vermeiden Sie die Kosten für die Behebung eines schlechten Reparaturauftrags und können wahrscheinlich niedrigere Preise für wiederkehrende Dienstleistungen aushandeln.

Tipp: Es erfordert Zeit und Mühe, ein Team von Anbietern zusammenzustellen, denen Sie vertrauen und auf die Sie sich verlassen können. Diesen Aufwand sollten Sie zu Beginn nicht unterschätzen.

#3 Keine regelmäßigen Wartungsprüfungen

Ein frustrierter Agenturinhaber ist immer im Reaktionsmodus. Wenn Sie Ihre Zeit hauptsächlich damit verbringen, Brände zu löschen, anstatt Ihr Unternehmen proaktiv auszubauen, ist es an der Zeit, einige Anpassungen vorzunehmen.

Wo treten die Probleme am häufigsten auf? Ist es die Wartung der Ferienunterkünfte aus Ihrem Portfolio? Der beste Weg, reaktive Wartung zu vermeiden, besteht darin, sie zu einer Priorität zu machen. Nehmen Sie sich je nach Größe des von Ihnen verwalteten Eigentums regelmäßig Zeit, um Ihre Ferienunterkünfte zu inspizieren und vorbeugende Reparaturen durchzuführen, damit Sie nicht überrascht werden.

#4 Mangel an Kommunikation

Im Gegensatz zu dem, was Sie vielleicht vermuten, haben Ihre Gäste und auch Ihr Personal nichts dagegen, regelmäßig von Ihnen in Form von kleinen Nachrichten zu hören. Hier einige Beispiele:

• E-Mail-Benachrichtigung an Gäste, wann der Check-In möglich ist
• Informationen am Abend vor Abreise, was beim Check-Out zu beachten ist
• Regelmäßiges Lob für die Reinigungskraft.

Zum Glück gibt es für Ferienhausagenturen geeignete Software, um wiederkehrende E-Mails zu automatisieren.

Ein weiterer Fehler, den Sie vermeiden sollten, besteht darin, Ihre Ferienhausagentur als Hobby und nicht als Geschäft zu behandeln. Dies kann schwierig sein, wenn Sie einen anderen Vollzeitjob ausüben. 

#5 Zu schnelles Wachstum mit der Ferienhausagentur

Rasantes Unternehmenswachstum – da gibt es doch wirklich weniger einladende Herausforderungen. Wer hat schon etwas dagegen einzuwenden, wenn das Geschäft brummt? Doch Vorsicht. Diese Dinge sollten Sie beachten:

Wenn keine Zeit bleibt, innezuhalten und über die nächsten Schritte nachzudenken, schlägt die Freude über den Erfolg leicht in Stress und Überarbeitung um und es bleibt keine Zeit strategisch zu planen. Dabei geht ein Wachstum in der Regel nicht ohne Änderung der Strukturen. Mitarbeiter fühlen sich möglicherweise schnell mit den gestiegenen Anforderungen überfordert und neue Mitarbeiter zu finden stellt eine der größten Herausforderungen schnell wachsender Unternehmen dar, gerade in der heutigen Zeit.

Meine persönliche Empfehlung

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Der Termin für das nächste Jahr steht bereits fest: Vom 03.-05.11.2023 öffnet die Messe wieder Ihre Tore. Als Ferienhausagentur sollten Sie sich diesen Termin auf jeden Fall jetzt schon fest in Ihren Terminkalender schreiben. Auch wir von Ferienhausmiete.de werden wieder persönlich mit einem Stand und Vortrag vor Ort sein.

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Unser Geschenk an alle interessierten Neuvermieter und Neugründer aber auch an alle alten Hasen im Ferienhaus-Geschäft war auf der diesjährigen Messe unsere Kreativbox, eine Art Kompaktkurs für Unternehmer in der Ferienhausbranche. Diese stellen wir Ihnen auch kostenfrei zur Verfügung.

Werden Sie mit Ihrer Ferienhausagentur im Netz auffindbar!

Die Einstellung von Inseraten auf den bekannten Plattformen ist ein weiterer wichtiger Erfolgsfaktor für den Aufbau einer Ferienhausagentur. Wir sind das richtige Portal für Ihre Ferienhausagentur, wenn Sie provisionsfrei inserieren möchten und von einem guten Google-Ranking profitieren möchten.

Neben dem Inserieren auf Portalen sollten Sie auch über eine eigene Webseite verfügen. Wie dies am besten funktioniert, haben wir Ihnen hier zusammengefasst.

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg mit der Gründung Ihrer Ferienhausagentur und freuen uns über Ihre Geschichte in den Kommentaren.