Verwaltung der Ferienwohnung aus der Ferne

Stehen auch Sie als Gastgeber vor der Herausforderung, dass Sie nicht in der Nähe Ihrer Ferienunterkunft wohnen? Dann stellen Sie sich sicherlich auch oft diese Fragen bei der Verwaltung Ihrer Ferienwohnung: Wie bereite ich meinen Gästen auch ohne persönlichen Empfang eine schöne Ankunft? Wie kann ich die Schlüsselübergabe sicher und reibungslos organisieren? Und wie kann ich Missverständnisse schon im Vorfeld vermeiden? Wir haben für Sie einige Tipps zur Verwaltung der Ferienwohnung zusammengefasst, wie auch Sie Ihren Gästen einen schönen Aufenthalt ermöglichen können, ohne direkt vor Ort zu sein.

1. Der Mietvertrag – Ihr Sicherheitsnetz bei der Verwaltung der Ferienwohnung

Schließen Sie in jedem Fall einen schriftlichen Mietvertrag mit Ihren Gästen ab – so kommen im Nachhinein keine Missverständnisse auf. Insbesondere wenn Sie nicht vor Ort sein können, sollten Sie in jedem Fall einen schriftlichen Vertrag aufsetzen.

Wichtig: Dieser muss von beiden Parteien unterzeichnet sein, sonst ist er nicht gültig und kann angefochten werden. Sie müssen den Vertrag übrigens nicht postalisch versenden, Signaturen in elektronischer Form gelten inzwischen als Ersatz für die Schriftform.

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Zusätzlich zum Mietvertrag empfehlen wir Ihnen, einige Hausregeln schriftlich festzuhalten. Klare Hausregeln bieten Ihren Gästen eine wichtige Orientierung und können dabei helfen, Konflikte zu vermeiden. Außerdem spart Ihnen eine schriftliche Hausordnung viel Zeit, denn so müssen Sie nicht jedem Gast alles neu erklären. Folgende Punkte können z. B. Bestandteil einer Hausordnung sein: Haustiere, Rauchen, weitere Besucher, Grillen, Müllentsorgung, Sicherheit, Notfallkontakte, Check-out etc. Im Grunde alles, was Ihre Gäste bei einem Aufenthalt in Ihrer Ferienunterkunft beachten sollten!

2. Schlüsselübergabe aus der Ferne

Die Schlüsselübergabe ist wohl einer der wichtigsten Punkte, über den Gastgeber sich Gedanken machen müssen, wenn Sie nicht persönlich vor Ort sein können. Denn gerade das Einchecken sollte möglichst unkompliziert verlaufen, damit Ihre Gäste entspannt in den Urlaub starten können.

Altbewährt hat sich das Hinterlegen des Schlüssels bei Nachbarn, Freunden oder dem nächstgelegenen Restaurant. Allerdings ist das nicht besonders verlässlich und Sie sind immer von deren Verfügbarkeit abhängig.

Alternative Lösungen und Technologien, wie beispielsweise Schlüsselboxen, Smart-Lock-Systeme oder elektronische Schlösser ermöglichen inzwischen einen flexiblen und automatisierten Check-in und einen nahtlosen Wechsel zwischen den Gästen.

3. Der Willkommensgruß

Bereiten Sie Ihren Gästen einen schönen Empfang. Hier können Sie gerne kreativ sein. Vielleicht schreiben Sie einen persönlichen Brief oder erstellen ein Willkommensbuch, in dem Sie dem Gast Informationen zur Unterkunft (WLAN-Passwort, Nutzung der technischen Geräte, Müllentsorgung etc.) und zu Sehenswürdigkeiten und Aktivitäten vor Ort geben.  Über persönliche Empfehlungen des Gastgebers zu Restaurants, Cafés oder Ausflugsmöglichkeiten freuen sich Urlauber besonders.  Gern gesehen ist sicherlich auch z. B. ein kleiner Willkommenskorb mit regionalen Spezialitäten oder eine Flasche Wein.

Neben dem Willkommensgruß ist sicherlich eine saubere und ordentliche Ferienunterkunft das wichtigste, damit sich Ihre Gäste gleich wohl fühlen. Aus der Ferne einen verlässlichen Reinigungsservice zu finden, stellt hierbei sicherlich eine der größten Herausforderungen dar. Setzen Sie hier auf Empfehlungen und hören Sie sich im Umfeld um, welche Dienstleister oder Agenturen Sie beauftragen könnten!

Mit diesen kleinen Tricks und Kniffen müssen Sie nicht unbedingt selbst vor Ort sein, um Ihren Gästen einen schönen Aufenthalt in Ihrem Ferienhaus oder Ihrer Ferienwohnung zu bieten. Mit der richtigen Vorbereitung und der passenden Lösung lässt sich Ihre Unterkunft auch aus der Ferne ohne Probleme vermieten und verwalten.

Welchen Tipp für die Verwaltung Ihrer Ferienunterkunft aus der Ferne möchten Sie gerne mit anderen Gastgebern teilen?